Wat is een smartlock?

Een slim slot biedt ondernemers veel gemak: u verleent toegang aan medewerkers, schoonmakers, leveranciers en vaste bezoekers zonder dat er fysieke sleutels in omloop hoeven te zijn. Even praktisch is het feit dat u die toegang ook weer kunt intrekken zodra dat nodig is. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker uit dienst gaat, een externe partij niet langer voor u werkt of u simpelweg uw lijst met geautoriseerde gebruikers wilt opschonen. Maar hoe verwijdert u iemand uit een smart lock, en wat moet u daarbij niet vergeten? In dit artikel leest u het stappenplan en de aandachtspunten.

Waarom is het verwijderen van een gebruiker zo belangrijk?

Voor een bedrijfspand geldt dat elke actieve toegang een potentieel risico is. Een ex-medewerker met nog werkende toegang, een vergeten code uit een vakantieperiode of een oud-leverancier met een digitale sleutel: het zijn precies de soort situaties waarop u liever niet wilt terugkijken na een incident. Periodiek de gebruikerslijst doorlopen en niet meer relevante gebruikers verwijderen, hoort daarom standaard bij goed beheer van een slim slot, net zoals u ook fysieke sleutels zou innemen bij uitdiensttreding.

Hoe verwijdert u iemand uit een smart lock?

De exacte stappen verschillen per merk en model, maar het principe is bij vrijwel alle bekende systemen (zoals Nuki, Bold, Yale en August) hetzelfde. Wanneer u eigenaar of beheerder bent van het slot, kunt u via de bijbehorende app de toegang van een gebruiker intrekken. De basisstappen zien er als volgt uit:

1. Open de app van uw smart lock op de smartphone of tablet waarmee u het slot beheert. Log indien nodig in met het beheerdersaccount.
2. Ga naar het menu of de instellingen. Bij Nuki vindt u dit linksboven via het menu, gevolgd door ‘Instellingen’. Bij andere systemen heet dit menu vaak ‘Instellingen’, ‘Toegangsrechten’ of ‘Gebruikers’.
3. Selecteer ‘Gebruikers beheren’ of ‘Toegangsrechten’. U ziet hier een overzicht van iedereen die op dit moment toegang heeft tot het slot.
4. Kies de gebruiker die u wilt verwijderen. Klik of tik op de naam om de details te zien.
5. Selecteer ‘Verwijderen’ of ‘Intrekken’. Bevestig de actie. De toegang van deze persoon wordt direct gedeactiveerd.
6. Controleer het overzicht. Open de gebruikerslijst opnieuw om te bevestigen dat de gebruiker daadwerkelijk is verwijderd.

Heeft u meerdere toegangsmethoden ingesteld, denk aan een gekoppelde smartphone, een toegangscode en een vingerafdruk, dan moet u controleren of u álle toegangsrechten van die persoon verwijdert. Bij Nuki worden bij het verwijderen van een toegangscode bijvoorbeeld ook alle gekoppelde vingerafdrukken onherroepelijk verwijderd. Bij Yale werken toegangscodes en de Yale Access-app deels gescheiden, waardoor het verstandig is om beide te controleren.

Belangrijke aandachtspunten voor ondernemers

Een gebruiker verwijderen lijkt een eenvoudige handeling, maar in een zakelijke omgeving zijn er een paar zaken die extra aandacht verdienen.

• Verwijder toegang op de dag van uitdiensttreding. Niet later. Hoe groter het tijdsgat tussen vertrek en het intrekken van toegang, hoe groter het risico.
• Controleer of er buiten de app om nog toegangscodes actief zijn. Vaste pincodes op een keypad, gedeelde codes of tijdelijke codes voor specifieke projecten worden vaak vergeten.
• Schakel bluetooth pairing standaard uit. Bij sommige slimme sloten, zoals Nuki, staat deze functie standaard aan. Dat betekent dat iemand met fysieke toegang tot het slot zichzelf opnieuw zou kunnen koppelen door enkele seconden op de knop te drukken. Voor een bedrijfspand is dat onwenselijk. Schakel deze functie alleen tijdelijk in wanneer u zelf een nieuw apparaat wilt koppelen.
• Houd het activiteitenlog bij. De meeste slimme sloten registreren wie wanneer toegang heeft gehad. Door dit logboek periodiek door te lopen, ziet u eventuele afwijkingen snel.
• Werk met rollen en rechten. Geef niet iedereen volledige beheerrechten. Hoe minder mensen wijzigingen kunnen aanbrengen in het gebruikersbeheer, hoe overzichtelijker en veiliger uw systeem blijft.
• Vergeet de fysieke noodsleutel niet. Bij veel slimme sloten is er nog een mechanische noodsleutel in omloop. Wanneer die in beheer was van iemand die vertrekt, neem deze dan in.

Wat als u zelf geen toegang meer heeft?

Soms is het verwijderen van een gebruiker complexer dan een paar tikken in de app. Bent u zelf de beheerder kwijtgeraakt, bijvoorbeeld omdat een oud-vennoot het beheerdersaccount aanmaakte, of weet u de inloggegevens niet meer? Dan is een fabrieksreset van het slot vaak de enige manier om volledig opnieuw te beginnen. Houd er rekening mee dat hierbij álle instellingen en gebruikersgegevens definitief worden gewist en u het slot opnieuw moet configureren. Bij sommige merken is voor een reset bovendien fysieke toegang tot het slot en eventueel een verificatie vereist.

Hoe veilig is uw gebruikersbeheer eigenlijk?

Een slim slot is uiteindelijk net zo veilig als het beheer eromheen. Wanneer u of een collega niet weet wie er allemaal toegang heeft, of wanneer oude gebruikers nooit worden verwijderd, neemt het risico op ongeautoriseerde toegang flink toe. Plan daarom minimaal één keer per kwartaal een vast moment om de gebruikerslijst van uw smart lock door te nemen en op te schonen. Voor bedrijfspanden met veel wisselende medewerkers of externen is een maandelijkse controle aan te raden.

Transparantie over kosten

Bij Westendorp Slotenspecialist vinden we het belangrijk dat u vooraf weet waar u aan toe bent. Bij ondersteuning rondom uw slim slot, denk aan installatie, configuratie, advies bij gebruikersbeheer of een reset wanneer u geen toegang meer heeft, kunnen extra kosten van toepassing zijn, zoals voorrijkosten, montagekosten en een toeslag voor avond-, nacht- of weekendwerk. U ontvangt altijd vooraf een duidelijke prijsindicatie, zodat u zonder verrassingen een weloverwogen keuze kunt maken.

Hulp nodig bij het beheer van uw smart lock?

Komt u er niet uit met het verwijderen van een gebruiker, twijfelt u of uw smart lock veilig is ingesteld of wilt u advies over het beste toegangsbeheer voor uw bedrijfspand? Westendorp Slotenspecialist helpt u graag verder met praktisch advies, installatie en ondersteuning, zodat u altijd grip houdt op wie er toegang heeft tot uw pand.